Qué incluir en un briefing para desarrollar contenidos formativos

1. Explica el contexto del proyecto

Empieza por el motivo por el que se necesita el contenido y quién lo utilizará. Una explicación breve y concreta suele ser más útil que un documento de contexto extenso.

• Participantes, funciones, departamentos y contexto profesional.
• Sector, entorno empresarial y motivo del encargo en este momento.
• Requisitos del cliente o del programa, problemas con los materiales actuales y si se trata de un programa nuevo, una ampliación o un rediseño.

Ejemplo. En lugar de «Necesitamos un módulo de Business English», concreta: «El cliente necesita un módulo breve para equipos de operaciones B1–B2 que dan actualizaciones, aclaran retrasos y acuerdan próximos pasos entre departamentos».

2. Concreta los requisitos de aprendizaje

Describe qué deberían poder hacer los participantes al terminar el programa, módulo o sesión.

• Nivel del MCER o nivel de idioma aproximado, objetivos de aprendizaje y resultados en el puesto de trabajo.
• Destrezas o áreas de idioma prioritarias y progresión esperada.
• Duración del programa, número y duración de las sesiones y requisitos de evaluación.

Ejemplo. Concreta «practicar lenguaje para reuniones»: contribuir con claridad a una reunión entre departamentos, aclarar responsabilidades y confirmar los próximos pasos.

3. Describe cómo se impartirá la formación

Las condiciones de impartición influyen en el diseño desde el principio. Indica si la formación será online, presencial en empresa, telefónica o mixta; con formador o de autoestudio; el tamaño del grupo, la duración, la frecuencia y la plataforma. Añade las expectativas de trabajo individual, en parejas o en grupo y las limitaciones habituales del formador.

Ejemplo. Una sesión online de 60 minutos para seis participantes necesita un diseño distinto al de un taller de cuatro horas para veinte personas.

4. Comparte los materiales y la información disponibles

Pueden servir el syllabus o mapa del programa, los objetivos aprobados, los materiales actuales, la terminología, las situaciones de trabajo, las directrices de marca, el feedback y los criterios de evaluación. Distingue qué fuentes aportan contexto y cuáles deben incorporarse a los materiales finales.

• Comparte únicamente materiales que tengas autorización para utilizar.
• Acuerda antes de empezar cómo se tratarán la información confidencial, los materiales de uso restringido y las licencias de terceros.

5. Especifica los entregables

Nombra los materiales necesarios: «un módulo» puede significar cosas distintas para cada persona.

• Presentación para participantes, guía del formador o notas de facilitación y materiales de trabajo.
• Escenarios o tarjetas de rol, lecturas, audios y apoyo lingüístico.
• Solucionarios, evaluaciones o rúbricas y descripciones del curso o módulo.

Ejemplo. Comprueba qué necesita el formador para impartir con confianza y qué necesitan los participantes para trabajar.

6. Añade los requisitos de producción

Acuerda la marca y las plantillas, los formatos finales, los archivos editables o fuente, los requisitos del LMS o plataforma, la accesibilidad y las especificaciones multimedia. Indica quién actualizará los materiales en el futuro para preparar una entrega que facilite ese trabajo.

7. Acuerda las reglas de trabajo

Define cómo avanzará el proyecto desde el briefing acordado hasta la aprobación.

• Calendario: entrega, hitos, revisiones, posibles pilotos y fechas de lanzamiento o impartición.
• Revisión: quién revisa, quién consolida el feedback, cuántas rondas se incluyen y quién da la aprobación final.
• Propiedad y uso: materiales finales, archivos editables, reutilización y restricciones de licencias de terceros.
• Confidencialidad: información restringida, anonimización y aprobaciones. Comparte solo lo necesario para el desarrollo.

8. Define qué significa «terminado»

Antes de producir, acuerda qué archivos se entregarán, en qué formatos, cuáles deben ser editables y quién dará la aprobación final. Aclara qué necesita el formador para impartir sin desarrollo adicional, qué recibe el participante y si hay que probar o pilotar algo antes de la entrega.